よくある残念な表はなぜダメか

Tweet

Pocket

今日、2つの資料を見ました。

1つは参加者のグループ分け表、

もう1つは出席管理簿。

こういうのは普通は

Excelで作りますよね。

僕が作るなら

マイツールを使って作って

人に渡す時はExcelにして渡します。

グループ分け表は

すでに別の人が作った表があって

とても残念な表でした。

グループ分け表の何が残念かと言うと

来年またグループ分けをする時に

使えるようには作られていなかった

からです。

今年はどこの誰が参加したのか？

この人の初参加はいつなのか？

何回参加している人なのか？

こうしたことが分かると

グループ分けがしやすいのですが、

それが分かるような作り方に

なっていませんでした。

出席管理簿は

今あるのは紙ベースだったので

僕がゼロからデータ版を作る

ことにしました。

毎週開催される会があって

来場者に受付で名前を

書いてもらいます。

その手書きリストをもとに

この日、誰が来たのか？

内部と外部の出席者数

各人の出席回数

食事の有無、数量

これらを後で集計して分かるように

して欲しいと言われました。

グループ分け表、出席管理簿

このどちらも

一度入れた情報を何回も使い回す

ことが始めから分かっています。

使うのはその時の

1回だけじゃないんです。

それなら

始めから何回も使うことを想定して

作った方がいいですね。

どうすればいいかと言うと

データベースを作るという考え方で

作るんです。

これは口で言うと

サラッと一言で終わるのですが

データベースというものを

分かっていないとうまく作れません。

本当はデータベース脳を作る、鍛える

ところから始めなきゃいけないし

それにはマイツールなんですが、

それは言っても通じないので…

Excelのピボットテーブルを

使えるように作成してください

とここでは言っておきます。

ピボットテーブルを使える

作りになっていると

データベースに近いものに

なっているはずです。

データベースになっていると

得られる情報の質が上がります。

そして時間が圧倒的に短縮できます。

つまり

生産性が上がり

仕事ができる人になるんです。

データベースの考え方を

知っておくといいですよ～。

～～～～～～～～～～～～～～～～

コッカラMGの開催情報

お申し込みはコチラから！
https://kokkara.plus/seminar

Tweet

Pocket